Au-delà de maitriser les risques de sanctions, la mise en conformité au RGPD permet à la fois de structurer son organisation tout en suscitant la confiance de ses clients et partenaires.
La mise en conformité : un projet structurant
La mise en conformité implique de cartographier les traitements de données menés au sein d’un organisme. C’est l’occasion de déterminer notamment :
Si le traitement est réellement nécessaire
Si les flux de donnés mis en place sont pertinents
Si les solutions logicielles sont à jour et présentent des garanties suffisantes
Si les contrats conclus avec les sous-traitants sont suffisamment précis quant à la protection des données
Si des données ne devraient pas être supprimées
Le respect du principe d’accountability et de privacy by design nécessite une prise en compte continue de la vie privée au cours de l’activité de l’entreprise.
La mise en conformité est donc l’occasion de revoir ou créer des processus de coopération entre les services opérationnels, le service informatique et le service juridique, le cas échéant avec le pilotage du délégué à la protection des données.
Susciter la confiance
Différenciation concurrentielle, renforcement de la confiance des partenaires et clients, la nouvelle réglementation européenne pour la protection des données s’inscrit dans une logique vertueuse tant sur le plan économique que sur le plan de la protection de la vie privée.
Définir une politique de protection des données constitue désormais, et sans aucun doute, un investissement clé pour favoriser un développement harmonieux de l’entreprise.
Comment se mettre en conformité avec le RGPD ?
1. Cartographier les traitements
Imposé par l’article 30 du RGPD, le registre des traitements doit indiquer les caractéristiques de l’activité de traitement concernée pour chacune des finalités poursuivies par l’entreprise (gestion du recrutement, prospection commerciale, facturation…).
Il s’agit notamment d’indiquer les données utilisées, les durées de conservation de celles-ci, les destinataires des données, ainsi que les mesures de sécurité associées aux outils de traitements.
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2. Analyser la conformité des traitements et déterminer un plan d’action
Les caractéristiques de chaque traitement doivent être analysées afin de s’assurer de leur conformité à la règlementation.
Différents points de contrôle sont identifiés : détermination des finalités, proportionnalité des données collectées et de la durée de conservation au regard des objectifs du traitement, information des personnes…
3. Renforcer son dispositif contractuel concernant les garanties de confidentialité
Le RGPD impose aux organismes d’actualiser et le cas échéant de consolider son dispositif contractuel au regard des nouvelles obligations (finalités du traitement, transferts de données personnelles…).
4. Procédures SSI
Assurer en interne la mise en place d’un Référentiel Sécurité adéquat et mis à jour (Charte Utilisateurs des SI, Politique d’habilitation, Politique de gestion des incidents etc.)
Socle des mesures organisationnelles de sécurité informatique, le référentiel sécurité permet de disposer de mesures opérationnelles fixant les règles et principes d’utilisation du Système d’information et documentant les procédures de traitements des risques et incidents de cybersécurité.
5. Désigner un DPO, pilier central de ces différentes mesures
Le délégué à la protection des données dispose à la fois d’un rôle de conseil, de sensibilisation et de contrôle. Afin d’assurer ces missions, il doit disposer de compétences juridiques et techniques, tout en présentant des garanties d’indépendance.
Cette mission peut également être assurée dans le cadre d’une externalisation.
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6. Mettre en œuvre le plan d’action permettant de piloter la mise en conformité
Le pilotage de la mise en conformité est primordial pour que les recommandations issues de l’analyse de conformité soient mises en œuvre ou planifiées.
7. Réaliser des études d’impact
Les analyses d’impact ou PIA (Privacy Impact Assessment) ont vocation à se généraliser et visent les traitements dits « à risque ». Elles permettent aux responsables de traitements, comme aux fournisseurs de solutions de mise en œuvre desdits traitements, d’être en mesure de justifier du niveau de garantie proposé en termes de protection des données.
Il s’agit également de la pierre angulaire de la démarche privacy by design (protection de la vie privée dès la conception) puisque l’analyse d’impact doit être mise en œuvre avant la réalisation du traitement et permet donc de déterminer les mesures adéquates dès la conception.
8. Former son personnel
Associer et sensibiliser l’ensemble du personnel à la mise en conformité RGPD permet de susciter l’adhésion et la compréhension de ce projet. Cette démarche fait partie intégrante des mesures organisationnelles de protection de la vie privée.
Le cabinet HAAS Avocats dispose de deux labels formation délivrés par la CNIL ainsi que d’un référencement Datadock permettant la prise en charge de ces formations.
Des supports de formations adaptés à chacun peuvent être déployés (formation gamifiée, e-learning, présentiel…)