Mise en conformité RGPD

La mise en conformité au RGPD permet à la fois de structurer votre organisation tout en suscitant la confiance de vos clients et partenaires.

Vous accompagner et vous conseiller dans la mise en conformité au RGPD

Cartographie des traitements
Désignation d'un DPO
Renforcement du diagnostic contractuel concernant les garanties de confidentialité
Analyse de la conformité des traitements et détermination du plan d'action
Pilotage de la mise en conformité
Réalisation des études d'impact

Pourquoi se mettre en conformité avec le RGPD ?

La nouvelle réglementation européenne pour la protection des données s’inscrit dans une logique vertueuse tant sur le plan économique que sur le plan de la protection de la vie privée.

Définir une politique de protection des données constitue désormais, et sans aucun doute, un investissement clé pour favoriser un développement harmonieux de l’entreprise.

Comment se mettre en conformité avec le RGPD ?

Notre démarche pour votre mise en conformité, en 8 étapes

1. Cartographier les traitements

Imposé par l’article 30 du RGPD, le registre des traitements doit indiquer les caractéristiques de l’activité de traitement concernée pour chacune des finalités poursuivies par l’entreprise (gestion du recrutement, prospection commerciale, facturation…).

Il s’agit notamment d’indiquer les données utilisées, les durées de conservation de celles-ci, les destinataires des données, ainsi que les mesures de sécurité associées aux outils de traitements.

2. Analyser la conformité des traitements et déterminer un plan d’action

Les caractéristiques de chaque traitement doivent être analysées afin de s’assurer de leur conformité à la règlementation.

Différents points de contrôle sont identifiés : détermination des finalités, proportionnalité des données collectées et de la durée de conservation au regard des objectifs du traitement, information des personnes…

3. Désigner un DPO, pilier central des différentes mesures

Le délégué à la protection des données dispose à la fois d’un rôle de conseil, de sensibilisation et de contrôle. Afin d’assurer ces missions, il doit disposer de compétences juridiques et techniques, tout en présentant des garanties d’indépendance. Cette mission peut également être assurée dans le cadre d’une externalisation.

4. Renforcer son dispositif contractuel concernant les garanties de confidentialité

Les caractéristiques de chaque traitement doivent être analysées afin de s’assurer de leur conformité à la règlementation.

5. Procédures SSI

Assurer en interne la mise en place d’un Référentiel Sécurité adéquat et mis à jour (Charte Utilisateurs des SI, Politique d’habilitation, Politique de gestion des incidents etc.) Socle des mesures organisationnelles de sécurité informatique, le référentiel sécurité permet de disposer de mesures opérationnelles fixant les règles et principes d’utilisation du Système d’information et documentant les procédures de traitements des risques et incidents de cybersécurité.

6. Mettre en œuvre le plan d’action permettant de piloter la mise en conformité

Le pilotage de la mise en conformité est primordial pour que les recommandations issues de l’analyse de conformité soient mises en œuvre ou planifiées.

Nous mettons à disposition une solution de tenue de registre des activités de traitement pour faciliter le suivi des recommandations et du plan d’action.

7. Réaliser des études d’impact

Les analyses d’impact ou PIA (Privacy Impact Assessment) ont vocation à se généraliser et visent les traitements dits « à risque ». Elles permettent aux responsables de traitements, comme aux fournisseurs de solutions de mise en œuvre desdits traitements, d’être en mesure de justifier du niveau de garantie proposé en termes de protection des données.

Il s’agit également de la pierre angulaire de la démarche privacy by design (protection de la vie privée dès la conception) puisque l’analyse d’impact doit être mise en œuvre avant la réalisation du traitement et permet donc de déterminer les mesures adéquates dès la conception.

8. Former son personnel

Associer et sensibiliser l’ensemble du personnel à la mise en conformité RGPD permet de susciter l’adhésion et la compréhension de ce projet. Cette démarche fait partie intégrante des mesures organisationnelles de protection de la vie privée.

Le cabinet HAAS Avocats dispose de deux labels formation délivrés par la CNIL ainsi que d’un référencement Datadock permettant la prise en charge de ces formations.

Des supports de formations adaptés à chacun peuvent être déployés (formation gamifiée, e-learning, présentiel…)